Dans l’univers de l’immobilier locatif, un état des lieux doit être effectué en présence du locataire et du bailleur. L’absence de l’un peut entraîner des litiges. Toutefois, en cas d’imprévu ou d’indisponibilité, il est possible de fournir une procuration à un tiers de confiance pour faire office représentant le jour j. Ce document permet dès lors de réaliser l’état des lieux à la date prévue, en dépit de l’absence de l’un ou de l’autre. Voici un guide pour vous aider à en savoir plus sur la procuration d’état des lieux en location !
Importance de l’état des lieux en location
L’état des lieux consiste à faire une analyse minutieuse de l’état du logement et des équipements qui s’y trouvent. Il s’agit d’une obligation qui concerne aussi bien les locations vides (loi du 6 juillet 1989) que les locations meublées (article 3-2 de la loi Alur du 27 mars 2014). Cette inspection a eu lieu à deux reprises :
- le jour de l’arrivée du locataire ; on parle alors d’état des lieux d’entrée,
- le jour du départ du locataire ; l’état des lieux de sortie.
Quel que soit le contexte, l’état des lieux doit détailler l’état général du bien au début et à la fin du bail. Cela permet de justifier les retenues éventuelles sur le dépôt de garantie du locataire. En effet, lors d’un état des lieux de sortie, il est essentiel de faire une comparaison pour s’assurer qu’aucun dommage n’a été causé par le locataire dans le logement. Toutefois, il convient de distinguer les dégâts causés par celui-ci et ceux qui sont liés à la vétusté du bâtiment. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est recommandé de se servir d’une grille de vétusté pour comparer l’état des lieux d’entrée et de sortie.
L’état des lieux permet donc de protéger les intérêts du bailleur, mais également du locataire. Et si l’un des deux parties venait à s’absenter, il est fort probable que la valeur légale du document soit remise en cause. La procuration d’état des lieux permet d’éviter tous ces désagréments.
Conséquences de l’absence du bailleur ou du locataire
Pour que l’état des lieux au début et à la fin de la location soit considéré comme valable, il doit être établi et signé conjointement par les deux parties ; c’est-à-dire le locataire et le bailleur. Ainsi, en cas d’absence de l’un d’eux ou si cette inspection n’est pas réalisée, les conséquences peuvent être désagréables. Pour un état des lieux d’entrée, le bien sera considéré comme étant loué en parfait état. Cela signifie que le locataire doit aussi le rendre en bon état et en cas de dégâts, il devra prouver qu’il n’en est pas responsable. Dans le cadre d’un état des lieux de sortie, le logement sera aussi considéré comme étant en bon état. Par conséquent, le propriétaire devra remettre au locataire le dépôt de garantie dans son intégralité sous un délai d’un mois suite à la récupération des clés.
Pour éviter les litiges, il est utile d’établir une analyse pour connaître l’état du logement et des équipements électriques et sanitaires. En cas de location meublée, il faudra aussi réaliser un inventaire. Si le bailleur ou le propriétaire n’est pas en mesure de se présenter à la date fixée, il est toujours possible de réaliser un état des lieux avec procuration.
Établir une procuration d’état des lieux en cas d’absence
Lorsque le locataire ou le bailleur anticipe son absence pour l’inspection du logement, il peut réaliser une procuration pour l’état des lieux. Celle-ci, également appelée mandat, est régie par les articles 1984 à 2010 du Code civil.
La procuration est définie comme un acte par lequel une personne (le mandant), autorise une autre (le mandataire), à la représenter. Cette dernière va alors agir au nom du bailleur ou du locataire. En général, pour représenter légalement le mandant, il faut présenter une lettre de procuration mentionnant de manière expresse l’accord du mandataire. Pour précision, l’absence de l’acception de celui-ci rend la procuration nulle.
La lettre doit également contenir toutes les informations relatives au mandant et au mandataire : nom, prénom, adresse, etc. En outre, on doit y trouver les opérations qui sont réalisables par le représentant, de même que la durée de validité de la procuration pour l’état des lieux.
À qui donner une procuration pour l’état des lieux ?
La procuration est indispensable en cas d’absence de l’une des parties en question. Concernant le bailleur, il peut confier la mission à un huissier de justice, un agent immobilier agréé ou une personne de confiance. Les locataires, quant à eux, désignent généralement un membre de la famille ou un ami comme représentant.
Dans tous les cas, le mandataire devra se présenter le jour j avec sa pièce d’identité ainsi que la procuration pour l’état des lieux.
La durée de validité de la procuration pour l’état des lieux
Au moment d’établir la procuration pour l’état des lieux, il est conseillé d’indiquer une durée renouvelable. Cela permettra d’éviter de signer une nouvelle procuration à chaque inspection. En revanche, s’il n’y a qu’un seul état des lieux à effectuer (cas plus courant pour les locataires), alors la date mentionnée sur la procuration autorisera le mandant à intervenir jusqu’à la signature.
Les recours en cas de litige
En cas de désaccord, l’une des parties peut contester l’état des lieux après sa signature. Et pour ce faire, elle doit contacter l’autre (le bailleur ou le locataire) par lettre recommandée avec accusé de réception en prenant le soin d’y expliquer les points de désaccord. Cela permet par la même occasion d’inciter le destinataire à fournir des explications sur ces points évoqués.
En l’absence de réponse à cette lettre ou si la réponse obtenue n’est pas satisfaisante, la commission de conciliation du département ou un conciliateur de justice peut être saisi. Enfin, si le règlement à l’amiable ne fonctionne pas, l’affaire peut être portée devant les tribunaux en saisissant le juge chargé des litiges auprès du tribunal compétent.
En conclusion, pour avoir une valeur juridique, l’état des lieux doit se faire au début et à la fin du bail et en présence du locataire et du bailleur. En ce sens, il est impératif que les conditions d’éclairage soient optimales pour une meilleure inspection du logement. À la fin, un document devra être daté, signé et décrire l’état du bien. Étant donné que l’absence de l’un des concernés peut impacter le bon déroulement de l’opération, faire une procuration d’état des lieux est recommandée.
